La loi de pareto (80/20) : faire moins pour avoir plus

Et si je vous disais que vous pourriez supprimer 80% de votre travail pour avoir des résultats similaires voire supérieurs ? Eh bien sachez que :

1. C’est possible.
2. Je suis en train de vous suggérer d’utiliser la loi de Pareto.

Qu’est-ce que le principe de Pareto ? D’où ça vient ?

Je pense que beaucoup d’entre vous en ont déjà entendu parler.

C’est une loi qui nous vient du sociologue et économiste italien Vilfredo Pareto qui a observé, à la fin du 19ème siècle, que 20% des Italiens détenaient 80% des richesses.

Plus tard ce principe a été généralisé à tous les domaines et il nous dit que :

• 20% des efforts créent 80% des résultats.
• 80% des efforts ne créent que 20% des résultats.

Par exemple, quand vous avez une entreprise, ce sont souvent vos quelques excellents clients qui vous rapportent la quasi-totalité de votre Chiffre d’Affaires.

Pourtant, vos autres clients, qui vous rapportent beaucoup moins, sont beaucoup plus nombreux et vous prennent au final beaucoup plus de temps.

→ Cette situation est bien représentée par un diagramme de Pareto :

La loi de Pareto nous dit donc :

→ Limitez vos tâches aux plus importantes pour réduire votre temps de travail.

Il faut être capable de prendre conscience et d’avoir assez de recul pour identifier les tâches qui sont les plus prolifiques pour votre business, et les tâches qui ne le sont pas.

Ensuite, l’objectif sera de se concentrer sur ces projets, ces tâches, ces clients et de multiplier l’effort à cet endroit.

De l’autre côté, il faut être capable de prendre des décisions pour réduire et même couper les efforts qui ne rapportent pas.

Pourquoi utiliser le principe de Pareto ?

Il y a 2 raisons majeures pour répondre à cette question :

1. La raison économique

Dans une pure démarche d’optimiser son business, son chiffre d’affaires, sa croissance, ses gains… La loi de Pareto est un outil redoutablement efficace.

2. Le Temps

Le principe de Pareto s’utilise aussi très bien dans un objectif de productivité et de développement personnel (aspect qui nous intéresse davantage chez CoolGuys 🙂). Si vous êtes capable d’identifier une bonne partie des tâches qui ne sont pas nécessaires à votre business ou dans votre vie quotidienne et que vous les coupez. Vous allez forcément vous libérer du temps.

Du temps que vous pouvez réutiliser pour votre business ou pour l’activité en question, certes, mais vous pouvez aussi décider de profiter de ce temps libre supplémentaire : pour vos passions, votre famille, vos amis… pour vous.

Je rajouterais aussi tout simplement l’aspect de mieux comprendre votre business de manière générale : mieux comprendre où vous dépensez votre temps, qu’est-ce qui est le plus prolifique pour vous, qu’est-ce qui intéresse le plus vos clients…

Comment appliquer la loi de Pareto ?

Je vais vous proposer 2 manières d’utiliser la loi de Pareto.

1. La manière comptable et classique avec le diagramme de Pareto

Pour illustrer cela nous allons reprendre l’exemple d’une entreprise technologique qui a plusieurs produits à vendre et qui souhaite appliquer le 80/20 pour optimiser son chiffre d’affaires.

• Un ordinateur
• Un smartphone
• Un aspirateur
• Une imprimante
• Une télévision

a. La première étape est d’associer le chiffre d’affaires généré par chaque produit.

b. Il faut ensuite transformer chaque chiffre d’affaires en pourcentage du total

c. Puis calculer les pourcentages cumulés

d. Enfin vous pouvez générer votre diagramme de Pareto

Comme moi avec Google Sheets par exemple :

1. Créer votre propre tableau comme ci-dessus
2. Sélectionnez les colonnes : Produit, Pourcentage et Pourcentage cumulés
3. « Insérer un graphique » et sélectionnez un « graphique combiné »
4. Puis modifiez dans « série » le pourcentage cumulé pour lui attribuer l’axe de droite
5. Résultat :

Dans cet exemple, il apparaît donc nettement que l’ordinateur et le smartphone génèrent 80% du Chiffre d’affaires.

→ Cette entreprise devrait donc se concentrer exclusivement sur ces 2 produits et arrêter les 3 autres.

Cette méthode est la manière classique d’utiliser la loi de Pareto et son diagramme pour déceler votre 80/20. Mais elle ne prend pas tous les paramètres en compte et est très théorique et comptable.

Certains aspects ne sont pas réellement quantifiables et c’est pour cette raison que je vous propose un 2ème cheminement plus ludique :

2. Mise en situations pour le principe de Pareto

6 petits exercices et conseils vont suivre. Vous pouvez les lire une fois et y revenir ensuite, mais je vous conseille vraiment de vous poser dessus (c’est assez rapide) et d’y répondre un par un au fur et à mesure de votre lecture, ce sera encore plus efficace.

✏️ Soit : sur une feuille de papier à côté

⌨️ Soit : sur votre appli de notes favorites en même temps (Notion, Bear…)

1. Déterminer vos tâches critiques

Si vous aviez un arrêt cardiaque et que vous étiez obligé de ne pas travailler plus de 2h par jour pour aller mieux, qu’est-ce que vous feriez ?

2. Minimum syndical

Si vous aviez un second arrêt cardiaque et que ça n’était plus que 2 heures par semaine ?

3. Survivez

Si vous aviez un revolver sur la tempe et que vous deviez arrêter 80% de vos tâches qui vous consomment du temps (ex : emails, calls, réunions, pubs, support client, services, fournisseurs, conversations, documents, administratif)

→ Qu’est-ce que vous enlèveriez ?

→ Qu’est-ce que vous enlèveriez et qui affecterait au minimum vos résultats ?

4. Determiner vos « Fausses Tâches »

Quelles sont les 3 tops activités que vous utilisez pour vous donner l’impression d’être productif ? (ex : lire des articles, traîner sur LinkedIn, répondre aux emails peu importants, passer des appels, délibérer…)

Vous utilisez souvent ces tâches machinalement pour reporter vos vraies tâches importantes.

→ Vous êtes en train de procrastiner.

Vous devez donc traquer ces « fausses tâches » que vous inventez. Pour cela, mettez-vous 3 rappels automatiques dans la journée avec cette question :

Est-ce que je suis en train d’inventer des choses à faire pour éviter les tâches importantes ?

5. La bonne question

Apprenez à vous poser régulièrement cette question quand vous préparez votre journée :

Si c’était la seule tâche que j’accomplissais aujourd’hui, est-ce que je serais satisfait de ma journée ?

6. Pas de multitâches

Ne faites pas de multitâches. Si vous priorisez correctement, vous n’avez pas besoin d’en faire !

Rappelez-vous : 2 ou 3 tâches par jour, pas plus.

→ Faire plus ne veut pas dire être plus productif, souvent c’est même le contraire !

Conclusion

Pour résumer ce que vous pouvez faire pour passer à l’action suite à cette lecture :

1. Analyser votre business pour déterminer votre 80/20 → utilisez les mises en situations et le diagramme de Pareto
2. Trouvez des solutions pour réduire/supprimer les 80% d’actions qui rapportent 20% afin de mettre plus d’énergie dans les 20% qui rapportent 80%.
3. Identifiez vos « fausses tâches » préférées et ajoutez des rappels pour vérifier que vous n’êtes pas en train de les faire.
4. Fixez-vous seulement 1 à 3 vraies tâches par jour qui vous rendront fier et satisfait de ce que vous aurez accompli aujourd’hui.